Зачем нужны эти два документа
Оба документа выставляет продавец, но задачи у них разные и заменять друг друга они не могут.
| Параметр | Инвойс (Commercial Invoice) | Упаковочный лист (Packing List) |
|---|---|---|
| Отвечает на вопрос | Сколько стоит | Как упаковано |
| Главное содержание | Цены, суммы, условия поставки | Места, вес, габариты, вложения |
| Для чего нужен | Расчёт таможенной стоимости и платежей | Идентификация груза, досмотр, приёмка |
| Кто использует | Таможня, банк, бухгалтерия | Таможня, перевозчик, склад |
На практике таможенный инспектор сверяет три источника: контракт, инвойс и упаковочный лист. Любое расхождение между ними — повод для запроса документов, а запрос означает минимум несколько дней задержки и оплату хранения на СВХ.
Что обязательно должно быть в инвойсе
Единой законодательно утверждённой формы у инвойса нет, но набор сведений сложился устойчивый. Проверяйте по списку:
- Номер и дата инвойса;
- Ссылка на контракт — номер и дата внешнеторгового договора;
- Продавец — полное наименование, юридический адрес, реквизиты;
- Покупатель — ваши полные реквизиты, точно как в контракте;
- Грузополучатель, если он отличается от покупателя;
- Описание товара — наименование, модель/артикул, материал, назначение. Не «goods» и не «samples»;
- Количество с указанием единиц измерения;
- Цена за единицу и сумма по каждой позиции;
- Общая сумма цифрами и прописью;
- Валюта платежа;
- Условия поставки по Инкотермс с указанием географического пункта — например, FOB Ningbo;
- Условия оплаты;
- Страна происхождения товара;
- Подпись и печать продавца.
Полезно добавить код ТН ВЭД по каждой позиции — это упрощает работу брокера и снижает риск разночтений. Как его определить — в материале о коде ТН ВЭД, а про условия поставки — в статье об Инкотермс.
Что должно быть в упаковочном листе
Упаковочный лист описывает физику груза и должен позволить сопоставить каждое место с его содержимым.
- Номер и дата, ссылка на инвойс;
- Продавец, покупатель, грузополучатель;
- Количество мест — коробов, паллет, ящиков;
- Нумерация мест и что лежит в каждом (артикул, количество);
- Вес нетто и брутто — по каждому месту и итого;
- Габариты каждого места в сантиметрах;
- Общий объём в кубометрах;
- Тип упаковки — картон, деревянный ящик, паллета;
- Маркировка мест — если на коробах есть номера или шифры;
- Отметки о характере груза — хрупкое, не кантовать, температурный режим.
Вес и габариты в упаковочном листе должны совпадать с фактическими. На границе груз взвешивают, и расхождение — частая причина задержки. Просите фабрику присылать фото весов и рулетки вместе с документом: это тридцать секунд их времени и несколько дней вашего.
Проформа, коммерческий инвойс и что подавать на таможню
Три документа, которые путают чаще всего:
- Proforma Invoice (проформа) — предварительный счёт до сделки. Служит основанием для оплаты и для постановки контракта на учёт, но не является документом о совершённой поставке;
- Commercial Invoice (коммерческий инвойс) — выставляется по факту отгрузки, именно он идёт в комплекте на таможню;
- Sales Contract — сам договор, на который ссылаются оба инвойса.
Типичная ошибка новичка: оплатить по проформе, получить груз и подать на таможню ту же проформу. Формально это разные документы, и брокер запросит коммерческий инвойс. Просите его у поставщика вместе с фотографиями отгрузки, а не после прибытия груза.
Второй момент — соответствие сумм. Сумма в инвойсе должна биться с суммой платежа по контракту, иначе возникают вопросы и у таможни, и у банка в рамках валютного контроля. См. материал о валютном контроле при импорте.
Семь ошибок китайских поставщиков
1. Общее описание товара. «Goods», «hardware», «plastic products» — таможня не примет. Требуйте конкретики: наименование, модель, материал, назначение.
2. Занижение стоимости «чтобы вам было дешевле». Фабрика делает это из лучших побуждений, а получается несоответствие с платежом по контракту и риск корректировки таможенной стоимости. Инвойс должен отражать реальную сделку.
3. Расхождение веса между упаковочным листом и фактом. Особенно частое при досборе партии в последний момент.
4. Отсутствие ссылки на контракт. Документ «висит в воздухе», брокер не может связать его с вашей сделкой.
5. Неверные реквизиты покупателя. Сокращённое название, старый адрес, опечатка в наименовании юрлица. Сверяйте с контрактом посимвольно.
6. Условия Инкотермс без географического пункта. Просто «FOB» — некорректно, нужно «FOB Shenzhen».
7. Отсутствие подписи и печати. Скан без реквизитов продавца часто приходится переделывать в последний момент.
Практический приём: подготовьте собственные шаблоны инвойса и упаковочного листа, отправьте их поставщику один раз и требуйте заполнять именно их. Это снимает большую часть проблем на всех последующих поставках. Общий комплект документов разбираем в материале о документах для импорта из Китая, а как зафиксировать требования в договоре — в статье о договоре с поставщиком.