Инвойс: что это такое простыми словами и как его оформляют при закупке в Китае

Инвойс означает «счёт»: слово пришло из английского invoice. Инвойс на товар выписывает продавец покупателю за конкретную партию. По нему видно, что отгружено, сколько единиц, по какой цене и на какую сумму.

Во внешней торговле у инвойса две задачи. По нему платят поставщику. А для таможни это главный коммерческий документ, который подтверждает стоимость ввозимого товара, и без него груз не оформить. Иногда инвойс ещё и едет вместе с грузом вместо накладной.

Выписывают инвойс по контракту, и в классификаторе документов для таможенной декларации он так и называется: «счёт-фактура (инвойс) к договору». Утверждённой формы у него нет, поэтому шаблоны у фабрик разные. Чаще всего инвойс составляют на английском, бывает на двух языках.

Понадобиться он может и банку. По закону о валютном контроле банк вправе запросить документы, на основании которых вы платите иностранному поставщику, в том числе контракт и счета по нему.

Путаница идёт от перевода. Invoice переводят как «счёт», а в таможенных документах он записан как «счёт-фактура (инвойс)». Отсюда и «счёт-инвойс», как его иногда называют. Но в российском учёте это разные документы.

Ближе всего инвойс к счёту на оплату, только привязан к отгрузке. Его выписывают на партию, которая уходит покупателю, а для предварительного счёта есть проформа.

Российский счёт-фактуру китайский инвойс не заменяет. НДС при ввозе вы платите на таможне, и к вычету его принимают по документам, которые подтверждают уплату налога при ввозе. Так сказано в пункте 1 статьи 172 Налогового кодекса.

При закупке в Китае обычно появляются два инвойса. Первый — проформа, в переписке поставщики называют её PI. Её присылают, когда цена уже названа. В проформе указывают продавца и покупателя, товар, количество, цену за единицу и общую сумму, вес и размеры, условия оплаты, термин Инкотермс, ориентировочную дату отгрузки и срок, пока предложение действует.

По проформе сверяют заказ, и китайские поставщики часто просят внести по ней предоплату. Но документ это предварительный: платёжным он не считается, полноценным контрактом тоже. Количество, артикулы и цена в проформе бывают ещё не окончательными.

Коммерческий инвойс выписывают на отгружаемую партию. Он едет вместе с грузом, служит основанием для оплаты, и с ним груз оформляют на таможне. Если фабрика отгрузила 1 180 термосов вместо 1 200 из проформы, в коммерческом инвойсе должно стоять 1 180: таможенную стоимость считают от цены за товар, который реально ввозят.

Вместе с коммерческим инвойсом поставщик готовит упаковочный лист. У таможни для проформы и инвойса даже коды разные: 04025 и 04021.

Единой формы инвойса нет, но набор полей задаёт декларация на товары: из инвойса брокер переносит в неё описание товара, цену, валюту и условия поставки. Проверьте, чтобы в инвойсе были:

• Номер и дата. По ним инвойс указывают в графе 44 декларации.
• Продавец и покупатель. Названия и адреса те же, что в контракте.
• Номер и дата контракта. Инвойс выписывают к договору, и ссылка связывает его со сделкой.
• Описание товара. Наименование, марка, модель, артикул, производитель, материал. В графе 31 нужны сведения, по которым товар можно опознать и отнести к одному десятизначному коду ТН ВЭД ЕАЭС.
• Количество и вес по каждой позиции, в штуках или килограммах.
• Цена за единицу и сумма по каждой строке плюс общий итог. Цены переходят в графу 42, общая сумма — в графу 22.
• Валюта та же, что в контракте: в графе 22 указывают код валюты цены контракта.
• Условия поставки — термин Инкотермс и место, например FCA и адрес склада продавца. Для графы 20 нужно и то и другое.
• Страна происхождения товара.

По общему правилу документы, которые подтверждают сведения декларации, должны быть у декларанта уже в момент её подачи. Если инвойс на английском или китайском, таможня вправе потребовать перевод.

От таможенной стоимости зависят пошлины и налоги при ввозе. Основой для неё по возможности берут цену сделки: сколько вы заплатили или должны заплатить поставщику за этот товар. К цене добавляют расходы, которых в ней нет, например доставку до места прибытия в ЕАЭС и страховку в пути. Подробный расчёт — в статье про таможенную стоимость товара.

Цену сделки таможня берёт из инвойса и сверяет с другими документами. Несоответствие сведений в документах и цена ниже, чем у таких же или похожих товаров, для неё признаки недостоверной таможенной стоимости. Тогда таможня может запросить платёжки, прайс-листы производителя, упаковочные листы и экспортную декларацию Китая.

Упаковочный лист — пара к инвойсу. Товары в нём те же, но без цен. Зато расписано, что лежит в каждой коробке, и указаны номера мест, их размеры и вес нетто и брутто, по каждому месту и по всей партии. В декларации вес брутто и нетто указывают по каждому товару, в графах 35 и 38, а сам упаковочный лист записывают в графу 44 с кодом 04131.

Названия и количество в инвойсе и упаковочном листе должны совпадать. Если в одном документе 1 200 штук, а в другом 1 150, это то самое несоответствие, с которого может начаться проверка.

Поставщик заполняет инвойс по своему шаблону. Если ошибки не поймать до отправки, они всплывут уже на таможне.

• Общее описание. В строке стоит «parts» или «accessories», без модели, марки, артикула и материала. Из такого инвойса не заполнить графу 31 декларации. Когда документы не подтверждают заявленные сведения, таможня вправе запросить дополнительные документы и пояснения, и выпуск груза ждёт ответа.
• Заниженная стоимость. Бывает, что поставщик сам предлагает вписать сумму меньше настоящей, чтобы снизить пошлину. Платите вы при этом полную цену, и платёжки её покажут. Пока идёт проверка, груз выпустят только под обеспечение уплаты пошлин и налогов. Если документы цену не подтвердят, таможня изменит сведения о стоимости в декларации, и пошлины придётся доплатить. А если из-за заниженной цены платежи оказались меньше положенного, по ч. 2 ст. 16.2 КоАП грозит штраф от половины до двукратной суммы подлежащих уплате пошлин и налогов, товар могут конфисковать.
• Расхождения с упаковочным листом. Количество в документах разное или один товар назван в них по-разному. Если при досмотре в коробках найдут больше, чем заявлено, излишек будет незадекларированным товаром. Компании за это грозит штраф по ч. 1 ст. 16.2 КоАП: от половины до двукратной стоимости этого товара, с конфискацией или без.
• Реквизиты не как в контракте. Продавцом в инвойсе указана другая компания, не та, с которой подписан контракт, или номера контракта нет вовсе. Такой инвойс сделку не подтверждает, и таможня может запросить документы.

Условный инвойс на две позиции. Названия компаний, номера и цены выдуманы.

Упаковочный лист к этому инвойсу повторяет обе позиции и по 1 200 штук каждой, только без цен. Вместо них — разбивка по коробкам с весом и размерами каждой.

При белой доставке документы для таможни идут в комплекте: контракт ВЭД, инвойс, упаковочный лист, декларация. Груз оформляем на таможне и привозим до Екатеринбурга. Для расчёта пришлите, что везёте, вес, объём и ссылку на товар. Расчёт бесплатный, в рабочее время отвечаем за 30 минут.